10 правил успешной деловой встречи

Успешная деловая встреча дает возможность приобрести новых клиентов, заключить важный контракт, стать партнером, развивать проекты, углубить отношения, а также улучшает имидж компании и позволяет получить хорошего сотрудника . Все зависит от его цели https://biznet.kiev.ua/

Хорошая деловая встреча, что это такое?

 

Мое определение простое. Успешная встреча — это та, у которой есть четко определенная цель, и эта цель достигается во время нее. В идеальном мире такая встреча заканчивается конкретными выводами, приносит некоторый прогресс и приближает ожидаемые результаты. Этого достаточно, чтобы назвать встречу успешной. Все остальные аспекты, на мой взгляд, уже на втором плане.

 

Не помешает, конечно, если на деловой встрече будет хорошая атмосфера. Участники будут активны, креативны, кресла удобные, а по конференц-залу будет витать запах свежеобжаренного кофе.

 

Хорошо, если наша деятельность выполняет свои предназначенные функции и просто эффективна.  Во время встреч с клиентами обычно обсуждаются действительно важные вопросы, такие как цель и характер сотрудничества, этапы и развитие проекта. Ставятся сроки выполнения задач, финансовые вопросы, организация, выстраиваются деловые отношения и т. д. Если встреча не заканчивается значимыми выводами, не продвигает вперед те или иные вопросы, не приносит конкретной ценности — она никогда не будет хорошей. И температура в помещении, вкус кофе или одежды здесь не будут иметь особого значения. Особенно бизнес.

 

При написании этого текста я попытался подсчитать, в скольких деловых встречах я участвовал. Я быстро понял, что не умею их считать, можете мне поверить, что их было много. Часы, проведенные в конференц-залах, исчислялись сотнями, если не тысячами. Много разговоров, интересные люди по пути. Много хороших встреч и, наверное, столько же плохих. Что интересно, я ни в чем не уникален, я далек от рекордов, и тут не тот случай.

Я упомянул об этом, потому что у меня была возможность проверить принципы, которые я опишу сегодня. Если вы их реализуете хотя бы частично, вы очень серьезно повысите вероятность того, что ваши деловые встречи пройдут хорошо.

10 правил успешной деловой встречи

 

В деловом мире существует множество правил savoir vivre, которым мы должны следовать. Однако не все из них имеют особое значение. Поэтому мы не будем о них сегодня говорить. Однако я выбрал 10 самых важных правил удачной встречи, которые, на мой взгляд, пригодятся как на собеседованиях при приеме на работу, так и на встречах с клиентами, партнерами и т. д. Некоторые из них вам наверняка известны, а другие могут быть сюрприз. Они здесь.

Хорошая организация встречи

 

Это важно, если у вас есть организационные вопросы на вашей стороне. Встреча должна быть хорошо подготовлена, чтобы создать правильные условия для беседы. Многое зависит от цели встречи, ее формы и количества приглашенных гостей – от этого должен зависеть масштаб подготовки. Однако самое главное – это содержательная организация. Независимо от того, являетесь ли вы организаторами или гостями, от точной постановки повестки дня, тем и того, что вы хотите сказать, будет зависеть, будет ли это хорошая встреча или потерянное время.

Подготовка к встрече

 

Чем важнее встреча, тем лучше нужно к ней подготовиться и тем больше времени она займет. Но это усилие, которое окупится. Хорошо разделить встречу на этапы, спланировать каждый этап. Это позволит вам контролировать его ход, определять приоритеты и, таким образом, увеличивать шансы на благоприятный финал. Если вы точно знаете, в какую компанию вы идете или кого именно вы приглашаете – проведите небольшую разведку перед встречей. Возьми инициативу в свои руки. Благодаря этому вы сможете легче подстроиться под собеседника как по содержанию, так и по организации.

Пунктуальность

 

Абсолютный праймер – если вы записываетесь на конкретное время – будьте пунктуальны. Это первая возможность произвести хорошее впечатление и показать свое уважение к собственному времени, а также ко времени человека, с которым вы встречаетесь. Для меня это нормально, и когда кто-то подходит ко мне в оговоренное время, я не встречаю его фанфарами и ковром из роз. Но с другой стороны, если он опаздывает, это сразу создает негативное ощущение. Иногда случаются случайные ситуации, не зависящие от нас, знаете ли. Но во многих случаях достаточно проявить немного воображения, чтобы их избежать. А если не получится и вы видите, что не успеете вовремя, обязательно позвоните и сообщите об этом факте.

Подходящее платье для встречи

 

 

Ваш наряд на встрече определяет ваш образ. Самое главное, чтобы вы имели это осознание и умело управляли этим образом. Это также хорошо, чтобы он был адаптирован к обстоятельствам, но это действительно не всегда должны быть брюки со складкой и галстук. Если этого не требует дресс-код.

Язык тела

 

Важно, как вы здороваетесь, в какой позе будете сидеть во время встречи. Язык тела выдает наши чувства, отношения и намерения, поэтому стоит знать хотя бы некоторые основные правила. Одной улыбки недостаточно. Стоит правильно читать сигналы, посылаемые языком тела, чтобы посылать адресату соответствующие сообщения. Ниже я привожу довольно неплохую инфографику на эту тему от доктора Ника Моргана, которую я недавно нашел в сети:

 

 

Стресс до и во время встречи

 

Многие люди испытывают стресс перед встречами, что иногда блокирует их, делая невозможным свободное общение. Теряя уверенность, мы теряем контроль над ходом разговора. Поэтому вы должны научиться справляться со стрессом. С каждой последующей встречей становится легче. Когда мы избавимся от ненужного стресса, мы будем более естественны и свободны, придадим правильное направление разговору и нам будет легче реагировать на ход событий.

 

Как говорить на встрече

 

Во время деловой встречи важно не только то, что вы говорите, но и то, что вы говорите. Как и в случае с языком тела, мы посылаем определенные сигналы тем, как мы говорим. Поэтому постараемся говорить спокойно, не попадаться на удочку собеседника. Будьте фактологичны и конкретны, но вы также можете позволить себе шутку, отступление. Смотрите в глаза собеседнику, но не преувеличивайте. Все с чувством и по обстоятельствам и формату встречи. Беседа – это своего рода искусство. Чем больше мы его изучаем, тем лучше мы сможем применять его на практике.

 

Место встречи

 

Часто место встречи определяет ее ход. Если мы хотим серьезно поговорить, обсудить острые вопросы или конфиденциальные деловые темы, мы должны создать соответствующие условия 1. Если встреча состоится в штаб-квартире нашей компании, это будет особенно важно, так как формирует наш имидж и профессионализм. Также важно, чтобы помещение было правильно оснащено необходимой техникой, чтобы в нем могли легко разместиться все приглашенные гости и были обеспечены комфортные условия. Если мы не можем предоставить их в нашем офисе, стоит арендовать соответствующий конференц-зал «в городе».

 

Материалы для участников

 

Если на встрече планируется обсуждение проекта или темы, стоит заранее подготовить необходимую информацию. По опыту заметил, что материалы, присланные, например, за день до запланированного интервью, значительно повышают эффективность и сокращают время самой встречи. Легче сохранить метеориты и конкретику. Участники могут заранее их прочитать, составить мнение и т.д. Однозначно рекомендую.

 

Конец встречи

 

Вы узнаете об успешной встрече, когда она закончится, а не с того, как она начнется . Убедитесь, что после интервью все участники знают, каковы основные выводы и какие мероприятия запланированы. Вы можете продолжить и пропустить концовку, например: У кого-нибудь есть вопросы в конце. Было время обсудить их во время встречи, нет смысла продлевать ее до бесконечности, что иногда и происходит. Однако стоит обобщить наиболее важные моменты, выделить основные допущения и определить следующие шаги.